Rapport de la réunion des Services Centraux, le 03 décembre 2024
1. Accinauto
Il y a un écran dans la loge au rez-de-chaussée où seules les réservations des salles de réunion sont visibles. Les agents demandent que cet écran affiche également les informations visibles sur les autres écrans situés ailleurs (comme les informations concernant la CFL, les vidéos, etc.).
▶ Le Service IN installe un deuxième écran visualisant les informations CFL dans la loge du site Accinauto.
2. Cellule Renfort :
• Comment les agents sont-ils encadrées?
• Quelles formations continues ou reconversions leur sont offertes ?
• Quelles missions doivent-elles accomplir ?
• De quels services viennent les personnes qui travaillent dans la Cellule Renfort, et quels sont leurs grades ?
• Quels services demandent le plus de missions ?
• Combien de personnes issues de la Cellule Renfort ont obtenu un poste fixe ?
• Combien de temps faut-il en moyenne avant que les personnes retrouvent un poste fixe ?
• Les collaborateurs de la Cellule Renfort demandent qu’on leur fournisse des vêtements (masse habillement CFL), ce qui n’est actuellement pas le cas.
▶ Encadrement Les agents redirigés vers la Cellule de Renfort seront pris en charge par celle-ci. L’encadrement dépend fortement de l’agent et peut soit être très proche, proche ou ponctuel. Régulièrement des réunions d’équipe et des échanges informels sont organisées.
Pour les agents sans mission de moyenne ou longue durée et travaillant à plein temps, la planification de travail se fait hebdomadairement et la prise de service pourra se faire soit à 07h00, à 07h30 ou à 08h00.
Pour les agents sous mission de longue durée, les 3 premiers mois, un suivi régulier est effectué. Les mois suivants, le suivi est offert au besoin.
▶ Formations La Cellule de Renfort offre certaines formations, comme la « Formation de base pour ordinateurs » et « Être accompagnateur client ». Souvent les agents utilisent LMS pour suivre des formations supplémentaires. D’autres formations plus spécifiques et liées à un poste sont proposées au besoin.
▶ Missions
Tous les services des CFL ayant un besoin pour un renfort temporaire, peuvent en faire la demande à la Cellule de Renfort. Les missions peuvent être à court, moyen et long terme. Étant donné que les missions peuvent être très diversifiées, la Cellule de Renfort analyse pour chaque demande le besoin pour pouvoir y affecter un agent ayant les compétences et capacités pour compléter la mission.
▶ Masse d’habillement CFL / vêtements EPI Lors de la prise de service, tous les agents, n’ayant pas de chaussures de sécurité à disposition, seront équipés par la Cellule de Renfort. Celle-ci fournit aussi les vêtements EPI nécessités pour les chantiers. Étant donné que pour les missions spontanées de courte durée, il est impossible de commander des vêtements, la Cellule de Renfort dispose de vêtements en stock, qui sont mis à disposition des agents pour la durée requise. Après utilisation, les vêtements sont nettoyés par un service de nettoyage spécial et reviennent dans le stock. Cependant les agents, sous mission de moyenne ou longue durée, sont équipés avec les vêtements EPI par le service demandeur.
3. Bâtiment Dairy House
Concernant la problématique des odeurs provenant du fumoir et de la cuisine, y a-t-il une possibilité d’installer un filtre à charbon ou de mettre en place une autre solution pragmatique pour y remédier?
▶ Étant donné que le propriétaire n’apporte pas de modifications coûteuses, le Service RH demande au Chef de Division des Services Généraux de réanalyser la situation afin de trouver une solution.
4. New DG
Lors de notre dernière réunion vous nous avez indiqué qu’à l’automne il serait possible de présenter des plans pour transmettre une impression de l’intérieur du nouveau bâtiment. Avez-vous déjà ces plans ?
▶ Le Directeur RH nous a informé qu’à partir de cette semaine, le personnel trouve des informations sur la nouvelle DG sur Inside CFL. Le premier «Dossier des Monats #1 – New DG » a été publié en date du 03 décembre 2024. Pour le mois de décembre, une deuxième publication est prévue. À partir de l’année prochaine, les publications sont prévues hebdomadairement.
5. Service IN
• Pourriez-vous nous présenter le bilan de la réorganisation du IN?
• Est-ce un choix délibéré d’externaliser de plus en plus de prestations, au risque que la compétence des agents CFL au Service IN en souffre ?
▶ Les changements transversaux annoncés lors de la dernière réunion en 2023, ont été mis en oeuvre avant juin 2024 et fonctionnent bien.
▶ Réorganisation du Service Informatique L’idée était de créer des postes de chefs de bureau ainsi que de chefs d’unité lorsque. Ces créations de poste dépendent du contingent d’agents par division/équipes. Cela vise à répartir les tâches de management au sein des divisions, à améliorer le suivi des activités, à offrir plus de disponibilité aux équipes et à faciliter le feedback.
De ce fait, 23 fiches de postes sont à adapter et la finalisation de cette adaptation est prévue pour le 31 décembre 2024.
▶ Évolution du COO (opérations informatiques) Le Service IN propose de réorganiser la structure actuelle du COO pour mieux répondre aux défis d’innovation et de support. Cette approche devrait permettre d’accroître la participation et la satisfaction des clients (internes), ainsi que de réduire les délais de mise à disposition de solutions et de résolution des incidents.
▶ Bilan de la réorganisation Pour toutes les divisions, à l’exception du COO, la réorganisation s’est bien déroulée et a été réalisée rapidement. Pour le COO des ateliers ont été organisés avec les équipes afin d’améliorer l’organisation interne, de répondre aux questions et de réduire les inquiétudes liées au changement. Une analyse de ce changement ne pourra être effectuée que dans quelques mois.
▶ Externalisation des services IN Pour le service IN, il faut différencier entre «externalisation» et « sous-traitance ».
On parle d’«externalisation», quand les CFL confient la réalisation de certaines tâches à un prestataire externe. Le transfert de responsabilité et l’obligation de résultat sont déterminés par un contrat de service.
Seul 3 processus sont externalisés et le Service IN n’a pas l’intention d’en externaliser d’autres:
1. premier niveau de support (24/7),
2. à partir de l’année 2025: second niveau de support en dehors des heures de bureaux (24/7),
3. pour les années 2025 et 2026 uniquement: troisième niveau de support sur les nouvelles technologies (24/7 en dehors des heures de bureau).
Le support pendant les heures de bureau est assuré en interne.
On parle de « sous-traitance », lorsque les CFL intègrent des consultants au sein de leurs équipes. Le recours se fait dans les cas suivants:
• surcharge de travail temporaire,
• adoption de nouvelles technologies,
• besoin d’expertise dans un domaine spécifique,
• besoin de profils spécifiques pour des missions temporaires.
Les consultants sont embauchés pour une durée maximale de deux ans. Selon les besoins, certains contrats pourront être reconduits à durée indéterminée.
pour le SYPROLUX
Nicolas Rossy, Isabelle Faber, Steve Watgen