Rapport de la réunion des Services Centraux, le 15 mai 2024

1.- Cosy (congé syndical), signature électronique Les délégués du personnel demandent s’ils peuvent prendre connaissance de statistiques actualisées concernant l’utilisation du système «Cosy», notamment sur la fréquence d’utilisation? Y a-t-il des possibilités d’adaptation de l’outil de saisie, telles que l’ajout de fonctionnalités similaires à « Track Changes » dans Word ou « Comments » dans Adobe pour permettre à l’auteur de mettre à jour le document sans relancer toute la procédure de signature?

► COSY est principalement conçu pour la signature digitale des documents et ne propose pas les fonctionnalités de suivi des modifications et commentaires, similaires à celles de «Track Changes» ou «Comments»

Pour effectuer des changements et ajouter des commentaires avant la signature d’un document, les agents peuvent utiliser les autres outils mis à disposition.

Le document doit être prêt pour signature, la consultation concernant les changements est à réaliser en amont.

2. - New DG - outils de travail

Des «Whiteboards» interactifs sont-ils prévus dans la «New DG» pour les divisions travaillant avec des grands plans afin de permettre une collaboration plus efficace sans devoir prendre recours à de grands plans en papier?

► DRH est favorable à l’idée des «Whiteboards» interactifs pour la «New DG» et suggère de chercher le contact avec les services concernés pour définir leurs besoins. Pour faciliter l’adaptation des agents à cette nouvelle méthode de travail, il suggère d’envisager des tests avec des «Whitebords» au Dairy House.

3. New DG Avancement des travaux, imprévus et retards

► Les travaux avancent conformément au plan initial et devraient être achevés en 2027. Cependant, il y a eu un léger retard en raison des forages nécessaires pour l’amiante.

Plans de projet

► L’organisation prévoit de regrouper les services avec leurs divisions. Les séparations se feront par des cloisons plutôt que par des murs et des portes. Entre deux cloisons, 2 à 3 îlots de 2 ou de 4 personnes, seront installés. Pour estimer l’espace nécessaire des services / divisions, le plan quinquennal majoré d’une réserve, est utilisé comme référence.

Plans de projet

• Existe-t-il des plans du projet (ex.: plans d’architecture, plans deconstruction) qui peuvent être présentés aux agents?

• Si oui, quand et comment seront-ils partagés avec les agents? Seront-ils présentés lors d’événements comme le Staff Day ou à d’autres occasions? Comme cela a déjà été demandé lors de la réunion du 17 janvier 2024, les délégué(e)s du personnel souhaitent recevoir une présentation détaillée du nouveau bâtiment de la Direction Générale, y compris les plans montrant l’aménagement des «espaces de travail».

Il n’y a pas encore de plans en 2D à présenter. Cependant, à l’automne, dans le meilleur des cas, une vidéo sera disponible pour donner une idée de l’ambiance des espaces dans la «New DG», comme le restaurant, l’atrium, etc. Les plans 2 D seront publiés peu avant le déménagement.

4. Dairy House

4.1. Comme ce fut demandé lors de la réunion du 17 janvier 2024, les délégués souhaitent recevoir une présentation détaillée de l’enquête sur le déménagement dans le Dairy House, publiée dans le numéro de décembre 2023 du magazine Inside.

4.2. Températures élevées le 08/04/2024

Pourriez-vous expliquer les raisons des températures élevées dans le bâtiment «Dairy House» le 8 avril 2024 ? Au quatrième étage, la température atteignait 27 degrés. Des équipes de Genista sont intervenues avec du matériel de mesure, mais aucune explication n’a été donnée sur la cause de ce pic de température. Quelles pourraient être les raisons de ces variations de température ressenties par les agents, notamment les fluctuations quotidiennes dans le bâtiment ? Est-ce que ces expériences du Dairy House seront prises en compte dans le projet «New DG» ?

► Ce jour-là, la climatisation du «Dairy House» était éteinte. Une fois rallumée, la température ambiante s’est améliorée. Le propriétaire du Dairy House serait obligé d’éteindre l’installation la nuit pour éviter les nuisances sonores.

4.3. Absence d’un système d’humidification de l’air

Au sujet de l’absence d’un système d’humidification de l’air dans le bâtiment du Dairy-House, il a été dit lors de la dernière réunion que des discussions étaient en cours avec le propriétaire du bâtiment (Giorgetti) pour essayer de mettre en place un tel dispositif, et que la médecine du travail serait également contactée à ce sujet. Les délégué(e)s souhaitent être informé(e)s de l’état d’avancement de ce dossier.

► La climatisation ne dispose pas de système d’humidification, ce qui, selon le propriétaire, serait très compliqué à installer ou nécessiterait d’importants travaux de rénovation. Le propriétaire ne fera pas réaliser ces travaux. Dans la «New DG», ce système est prévu.

4.4. Dossier de replanification du 4 e étage au Dairy House

Les agents ont demandé une replanification de la partie nord du 4 e étage, au-dessus de l’entrée principale, en raison de la proximité des postes de travail et de l’existence d’un second couloir. Le premier plan proposé par M. Bohr a été rejeté par les différents chefs de division. Où en est actuellement le dossier de replanification ?

► Étant donné que le nouveau directeur GI, déménage également au quatrième étage, LD/CM contactera les personnes concernées afin de trouver une solution.

4.5. Centre de reprographie

Dans la réunion du 17 janvier 2024, il a été dit qu’une mesure devait être effectuée dans le centre de reprographie pour analyser si la ventilation forcée existante est suffisante ou si l’installation d’une ventilation supplémentaire est nécessaire. À cet égard, nous aimerions savoir si ce mesurage a été réalisé et si l’installation d’une ventilation supplémentaire s’impose.

► Les valeurs de la qualité de l’air dans la reprographie ont été mesurées et sont conformes.

4.6. Dairy House - machines à café

Il semble que les machines à café sont insuffisantes pour répondre à la demande des agents et tombent régulièrement en panne. Quelles mesures peuvent être mises en place pour résoudre cette situation ?

► Dalmayr vérifie les machines à café deux fois par semaine. La cellule renfort a été formée pour effectuer les réparations et recharger les machines. En cas de problème avec une machine, il est possible de contacter RM/SG.

4.7. Dairy House - bouchés d’air

Au 3 e étage, la disposition des bouchés d’air a été réorganisée. Si cette expérience est concluante, pourrait-elle servir de modèle pour d’autres étages, si nécessaire?

► L’avis des personnes concernés n’a pas encore pu être recueilli. Sur demande, cela pourrait servir comme modèle.

5. Accès Dôme

Les délégué(e)s du personnel demandent qu’il y ait un accès direct aux différents étages dans le bâtiment du Dôme pour les délégué(e)s du personnel suivant(e)s:

Gaby Birtz, Jean Laera, Patrick Vansteenkiste, Georges Melchers et Josy Bourggraff.

► Une liste avec tous les noms des délégués est à remettre au RH.

6. Réglementation RH

La division Relations Sociales et Réglementation RH sur le site RH de l’intranet contient-elle une liste complète et à jour des réglementations RH? Toutes les versions publiées sont-elles les dernières en vigueur?

► La liste a été mise à jour et diverses notes anciennes sont en train d’être digitalisées afin de les mettre à disposition par le biais de ce site.

7. Réorganisation Service IN

À la réunion du 17 janvier 2024, le Service Informatique a procédé à une présentation sur une réorganisation partielle du service. Les représentant(e)s du personnel souhaitent être informé(e)s sur l’avancement de cette réorganisation. Les collaborateurs/trices concernés ont-ils été informé(e)s à temps sur les changements prévus?

► Le Service RH n’a pa eu de retour de la part du Service IN.

8. Panneau d’affichage Accinauto

Les délégué(e)s exigent l’installation d’un panneau d’affichage digne de ce nom dans le bâtiment d’Accinauto, sur lequel les deux syndicats disposent de suffisamment de place pour afficher leurs informations. La solution actuelle (tableau sur roulette) est insuffisante.

► CFL Immo a été chargé de trouver une solution adéquate en accord avec les contraintes d’espace.

9. BTS

Lors de la réunion de la délégation centrale du 29 mars 2024, le nombre d’agents titulaires d’un BTS (Brevet de Technicien Supérieur) travaillant au sein des CFL a été présenté (voir tableau ci-dessous). Il a été précisé lors de cette réunion que le service RH contacterait les différents services afin de déterminer si le BTS constitue une plus-value pour les postes et, le cas échéant, de modifier les fiches de poste en ce sens afin que ces agents puissent bénéficier d’une prime de valorisation du BTS. Dans ce contexte, les délégué(e)s souhaitent savoir si les services ont déjà été contactés.

► Le Service RH a eu une réunion avec les collègues de l’État. Aucune solution adéquate ne peut être présentée à ce stade. Ce point sera rediscuté dans une réunion de la Délégation Centrale.

10. Divers

Présentation par RM/RCC du fonctionnement de la cellule Renfort. La nouvelle méthode vise à mieux motiver et soutenir les agents dans l’accomplissement de leurs nouvelles tâches lors d’un reclassement interne. Cette thématique sera abordée dans une prochaine réunion de la Délégation Centrale.

pour le SYPROLUX

Nicolas Rossy,

Isabelle Faber

Marc Zeimes